PETA JALAN MENUJU INTERNASIONALISASI

 

Prolog

Beberapa hari yang lalu, penulis duduk dan mengobrol dengan seorang rekan di suatu Cafe. Rekan tersebut seorang bergelar Profesor Doktor dan dengan bersemangat menceritakan tentang rencana dan upaya yang sedang dilakukan institusinya dalam rangka mencapai target status mutu berstandard dan akreditasi internasional yang ditargetkan dapat dicapai pada tahun 2024. Dia menceritakan bahwa insttusinya sekarang sedang giat membuat semua dokumen akademik dalam dua bahasa, Indonesia dan Inggris. Penulis semula berniat hanya mendengarkan tanpa berniat untuk mengeluarkan komentar atau pertanyaan apapun topik yang dibicarakannya. Sang rekan itu justru mendesak penulis untuk memberikan  tanggapan dan komentar. Setelah didesak berulang kali, penulis hanya menanyakan satu pertanyaan yang tidak mampu dijawabnya dengan lancar dan memuaskan, selain kata kata  " pokoknya.....pokoknya....". Pertanyaannya sederhana, Mengapa harus dapat dicapai tahun 2024?, kenapa bukan 2025, atau 2026?. Rekan itu sebut saja Mr XY, memberikan reaksi berlebihan dengan menuduh saya suka mempolitisasi segala sesuatu, mengaitkan tahun pencapaian itu dengan tahun politik perhelatan nasional pemilihan anggota legislatif dan pemilihan presiden. Tuduhan itu jelas berlebihan, karena penulis bertanya dalam konteks kesiapan institusinya mempersiapkan segala yang dibutuhkan untuk tujuan / target yang ingin dicapai. Sebagai orang yang memiliki jam terbang pengalaman di bidang sistem standardisasi internasional selama 29 tahun, tentunya penulis paham benar peta jalan, level kesiapan, persyaratan yang harus dipenuhi dan dikaitkan dengan durasi waktu yang ditargetkan tidak lebih dari 2 tahun. 

Agaknya Mr XY, dan mungkin sebagian besar petinggi di institusinya belum paham benar apa konsep internasionalisasi, peta jalan yang harus ditempuh, persyaratan yang harus dipenuhi. Dugaan itu semakin kuat, ketika ditanya soal soal yang mendasar, berkaitan dengan rencana dan target yang ingin dicapai. Pertanyaan itu berkisar pada aspek aspek , prinsip, kerangka kerja, proses,  kriteria, persyaratan. Tidak satupun dari pertanyaan pertanyaan itu mampu dijawabnya, selain menumpahkan komentar komentar tendensius, emosional. Untuk mengembalikan suasana percakapan seperti semula, penulis berinisiatif menghentikan diskusi yang tidak produktif itu. Kejadian itu mendorong penulis membuat tulisan ini dengan harapan dibaca dan dapat memperluas wawasan pembaca.

Sekilas Tentang Internasionalisasi dan Sistem Standardisasi Internasional

Dari kata internasionalisasi yang digunakan, hal itu menunjuk pada akhiran kata sasi, bukan isme. Hal itu berarti kata tersebut merujuk pada pengertian proses, kata sifat, bukan kata benda. Sementara kata isme diartikan sebagai paham, mazhab, kata benda. Internasionalisasi menekankan adanya proses, bukan instan. Proses membutuhkan waktu, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi dan perbaikan berkesinambungan. Internasionalisasi bermakna sebagai upaya terencana, sistematis, untuk meng up grade kondisi lokal, regional, nasional hingga setara dengan standard yang dituntut oleh masyarakat internasional. 

Standardisasi diartikan sebagai upaya menyeragamkan derajat mutu suatu sistem dan produk hingga mencapai level  yang dipersyaratkan. Prosedur, tata cara, derajat mutu yang harus dicapai, ditentukan oleh sebuah lembaga independen bernama Internationl Organization Standardization ( IOS  ) yang bermarkas di Geneva, Swiss. Lembaga itu sudah menerbitkan banyak standard yang meliputi banyak aspek. Sebagai contoh, standard  kualitas produk, diberi kode ISO Seri 9000, dengan berbagai variannya, seperti ISO 900I, 9002, standard keamanan makanan dan minuman dalam kemasan diberi kode ISO 22000, standard keamanan teknologi informasi berkode ISO 27000. Pihak yang menerbitkan sertifikat sebagai tanda pengakuan dari masyarakat internasional disebut Lembaga Sertifikasi. Pada umumnya lembaga sertifikasi yang terkenal bereputasi tinggi sudah berpengalaman di bidang itu selama ratusan tahun, seperti TUV, BV.

Due Dilligence Sebagai Titik Nol ( To )

Due Dilligence diartikan sebagai pemeriksaan menyeluruh suatu institusi, untuk mendapatkan informasi terkini tentang kondisi suatu institusi.  Due dilligence dapat dilakukan secara total ,( full due dilligence  ) dan dapat pula secara secara terbatas ( limited due diligence ). Dengan mengetahui kondisi objektif terkini, dapat diketahui kondisi dan tingkat kesiapan institusi untuk melaksanakan program internasionalisasi. Hasil due dilligence sangat berguna untuk menyusun program mulai dari perencanaan hingga evaluasi dan perbaikan berkelanjutan, jenis dan kuantitas sumberdaya yang diperlukan, prakiraan waktu yang dibutuhkan. 

Merumuskan Prinsip 

Langkah berikutnya adalah merumuskan prinsip dari program yang ingin dijalankan. Beberapa contoh prinsip yang dapat diadopsi untuk program internasionalisasi antara lain :

1. Objektivitas.

Prinsip ini bermakna bahwa apapun objek atau fenomena alam, jika diamati secara berulang ulang oleh orang yang berbeda  menggunakan perangkat instrumentasi dan metode yang sama, akan memberikan hasil yang sama.

2. Sistematis dan Terstruktur. 

Segala sesuatu harus dilakukan dalam kerangka suatu sistem yang terintegrasi, memiliki struktur yang jelas dan memiliki hubungan logis.

3. Terukur dan Terkuantifikasi

Setiap pencapaian yang didapat harus dapat diukur dengan alat ukur yang valid dan dapat diukur dengan alat instrumentasi pengukuran. Hasil pengukuran harus dapat dihitung dengan menggunakan skala minimal tingkat interval dan lebih baik jika dapat mencapai skala ratio .

4. Terjadwal, 

Setiap tahapan kegiatan memiliki jadwal yang teratur, terencana, tidak melompat lompat dan memiliki kerangka time frame untuk setiap tahap.

5. Terdokumentasi dan Terkendali

Semua proses dan dokumen didokumentasikan secara verbal dan visual. Seluruh dokumen dibuat berstatus terkendali. Setiap ada perubahan substansi, redaksi, revisi tercatat di dalam prosedur pengendalian dokumen. Seluruh dokumen yang sudah kadaluwarsa ditarik, dimusnahkan,  kemudian dibuat dokumen baru sebagai pengganti dan didistribusikan kepada pihak terkait.

6. Transparansi dan Akuntabilitas

Setiap proses pengambilan keputusan harus bersifat transparan dan akuntabilitas, agar dapat meningkatkan partisipasi aktif dan mendapatkan loyalitas dari semua personil. 

7. Berbasiskan Data dan Informasi Termutakhir

Semua keputusan yang diambil harus berdasarkan data dan informasi terbaru, sehingga dapat mengikuti perubahan yang terjadi.

Persyaratan

Setelah dirumuskan prinsip, perlu dibuat persyaratan yang konsisten dengan prinsip. Adapun persyaratan yang dimaksud adalah : 

1. Clean

Semua personil dan proses bisnis yang dijalankan harus bersih dari praktek praktek yang melanggar hukum, etika dan norma  kepatutan. Pernyataan dan klaim sepihak yang dipasang di berbagai seantero area dalam bentuk banner.  spanduk, bahwa di wilayah institusi, adalah zona wilayah bebas korupsi dan gratifikasi jadi tidak laku dan tidak bermakna. Pengakuan itu harus datang dari pihak eksternal, pihak ketiga yang memiliki kredibilitas dan reputasi sebagai lembaga sertifikasi. Pihak institusi dapat mengupayakan pengakuan itu setelah insyitusi menerapkan panduan ISO 37000 , Anti Bribery, Anti Penyuapan, dan Anti Korupsi, disupervisi dan disertifikasi oleh lembaga sertifikasi.

2. Confident

Jika suatu institusi sudah mendapat predikat clean, maka tumbuh rasa percaya diri, prestise dan citra institusi meningkat. Semua personil dapat mencurahkan tenaga dan pikirannya dalam bekerja, tanpa khawatir bakal tersandung oleh kasus pelanggaran hukum atau praktek praktek kecurangan.

3. Competent

Setelah tumbuh rasa confident, pasti akan diikuti oleh meningkatnya level kompetensi dari para personilnya. 

4. Capable

Meningkatnya level kompetensi dari para personil, pasti akan meningkatkan kapasitas kemampuan. Semua dapat memberikan kontribusi sesuai dengan tugas, fungsi, peranan sesuai dengan jabatan dan tanggung jawab yang dipikulnya.

5. Competitive

Pada akhirnya institusi dan para personilnya pasti memiliki daya sang yang tinggi, sehingga dapat memenangkan kompetisi dengan institusi sejenis di mancanegara.

Kerangka Kerja

Kerangka kerja yang dikembangkan menggunakan pendekatan PDCA ( Plan - Do - Check - Act ). Langkah pertama adalah menetapkan mandat dan komitmen. Pimpinan tertinggi harus diberi mandat yang besar, sesuai dengan besarnya tanggung jawab yang diembannya. Sebagai kompensasi dari mandat yang dimiliki, pimpinan wajib membuat komitmen dan konsisten menjalankannya. Setelah selesai merumuskan mandat dan komitmen, perlu merumuskan kerangka kerja, meliputi : 

1. Desain Kerangka Kerja

Desain kerangka kerja harus memuat batasan dan konteks, merumuskan kebijakan dan mengintegerasikannya ke dalam proses organisasi, menetapkan sumberdaya yang diperlukan, pembentukan mekanisme komunikasi internal dan eksternal serta sistem pelaporannya. Konteks yang dimaksud meliputi konteks internal seperti Dewan Pengawas, Dewan Direksi, Karyawan dan Serikat Pekerja serta Asosiasi Profesi.  Konteks eksternal meliputi Pemerintah Pusat. Pemerintah Daerah. DPR, DPRD, Pers, LSM, pemasok, vendor. kontraktor, dan sebagainya.

2. Penerapan 

Pada tahap ini seluruh personil wajib menerapkan apa yang sudah direncanakan dalam proses manajemen. 

3.  Monitoring dan Review Kerangka Kerja

4. Perbaikan Kerangka Kerja Secara Berkelanjutan

Merumuskan Proses Kerja

Langkah pertama pada tahap ini adalah menetapkan konteks, meliputi konteks internal dan konteks eksternal. Setelah menetapkan konteks, maka dimulai langkah langkah sebagai berikut : 

1. Identifikasi Masalah

Untuk dapat melakukan identifikasi Masalah baik di level aktual maupun di level aktual, diperlukan banyak metode. Adapun metode yang direkomendadikan adalah metode metode Brainstorming, Delphi, Check list, Primary Hazard Analysis ( PHA ), Hazard and Operability studies ( HAZOP ), Hazard Analysis and Critical Control Point ( HACCP ), Scenario Analysis ( SA ), Failure Mode Effect Analysis ( FMEA ), Consequence / Probability Matrix, Human Reliability Analysis.

2. Analisis

Pada tahap ini direkomendasikan untuk menggunakan metode Root Cause Analysis ( RCA ), Business Impact Analysis ( BIA ),Structure What If ( Swift ), Layer Protection Analysis ( LOPA ), Reliability Centred Maintenance ( RCM ).

3. Evaluasi 

Pada tahap ini ada beberapa metode yang direkomendasikan, yaitu Monte Carlo Simulation, Bayesian Statistics and Bayes Nets ( BSBN ), FN  Curves, Cost and Benefit Analysis ( CBA ), Risk Indices, Multi Criteria Decision Analysis ( MCDA ).

Komunikasi & Konsultasi dan Monitoring  & Evaluasi

Selama proses analisis kerja, dilakukan secara simultan terus menerus proses komunikasi dan konsultasi, proses monitoring dan evaluasi. 

Seluruh uraian di atas dapat disederhanakan dalam bentuk bagan di bawah ini : 

Gambar 1 : Skema Hubungan Antara Prinsip,                             Persyaratan, Kerangka Kerja dan.                             Proses Kerja.

             (  Wirtjes, 2022  )

Epilog 

Dari uraian di atas, tampak jelas betapa panjang jalan yang harus ditempuh untuk  menuju status berstandard internasional, tidak sekadar membuat dokumen dalam dua bahasa, lalu disertifikasi  oleh lembaga sertifikasi. Pekerjaan terbesar dan terberat adalah pembenahan sistem internal. Jika institusinya adalah universitas, salah satu persyaratan wajib adalah menyelenggarakan perkuliahan dalam bahasa Inggris. Untuk pembenahan urusan bahasa ini saja memerlukan waktu lebih dari dua tahun, karena tiap tahun masuk mahasiswa baru yang penguasaan bahasa Inggrisnya di tingkat sekolah menengah masih rendah. Pembenahan penguasaan bahasa asing harus dimulai dari tingkat dasar dan menengah. 

Masih diperlukan pembuatan ribuan dokumen, prosedur dan algoritma. Masih dibutuhkan banyak sumberdaya manusia yang unggul, pembangunan infrastruktur, suprastruktur, yang semuanya membutuhkan waktu di atas dua tahun. Tulisan ini tidak bermaksud menurunkan tingkat optimistis dan semangat para personil suatu institusi, tetapi bermaksud memberikan gambaran realita objektif. Tujuannya agar para personilnya berpikir, melihat kondisi realitas objektif dalam mencanangkan suatu target yang ingin dicapai.

Penulis tidak punya tendensi dan tidak berpretensi untuk menilai kesiapan suatu institusi untuk meraih status berstandard internasional. Setiap personil di suatu institusi, dipersilahkan melakukan assessmen secara mandiri untuk menakar dan menaksir tingkat kesiapannya untuk go internasional.